Notulen bestuursvergadering d.d.

Doorlopende voortgangs- en besluitenlijst bestuur Land van Ooij

 

Vergadering 5 juli 2021. Aanwezig: Mart, Henk, Lilia, Maarten, Simone, Daad.

Nr. Onderwerp /Agendapunt Datum bespreking Besprokene / Overwegingen Besluit Afdoening door Afdoening voor
001 Notulen 4 juni 2021 05-07-2021 Geen opmerkingen. –        Notulen vastgesteld. Lilia maakt een lijst met alle nummers van de besproken onderwerpen. Lilia z.s.m.
012 Quiet 30-03-2021

23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

Quiet stelt voor dat ze sponsors zoekt (€ 5 p.m.) die de daaraan gekoppelde oogstpluk aan deelnemers van Quiet doneren.

Gesprek is geweest. Quiet wil geen wederdienst vragen aan haar deelnemers. Die krijgen hun deel van de oogst overhandigd (komen dus niet zelf plukken). Quiet wil wel de deelnemers vragen voor een soort workshop in de tuin.

Het is onduidelijk wie actie onderneemt.

Contact met Quiet nadat het plukbeleid is vastgesteld.

–        Een gesprek met Quiet is nodig om de vragen die wij nog hebben te beantwoorden. Daarna opnieuw in bestuur.

–        We bekijken of we een geschikte workshop / ontvangst voor de deelnemers van Quiet kunnen organiseren.

–        Mart en Daad zijn aanspreekpunt.

–        Mart neemt contact op met Quiet.

–        Mart neemt contact op met Quiet.

Mart en Lilia

Mart en Daad

Mart

Mart

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

015 Toegankelijkheid rolstoelers 25-02-2021

23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

We willen geen verhard pad in de tuin aanleggen. Een pad met houtsnippers lijkt niet geschikt. We kunnen per evenement de houten vlonders van de poort naar de datsja leggen (moet met 2 naast elkaar).

We blijven streven naar een rolstoeltoegankelijke tuin.

De beheergroep is het eens met een zandpad van de poort naar de datsja. Idee is afwisselend: gras kort knippen – zand erover – gras kort knippen etc.

John moet dit nog verder uitwerken.

 

 

 

 

 

–        Informeren bij de beheergroep.

–        Moet verder uitgewerkt en aangelegd worden.

Mart

Mart

John

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

018 Verdeling gemeenschappelijke oogst 23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

We willen richtlijnen voor de verdeling van de fruitoogst. Alle leden, vrijwilligers en sponsors moeten hun deel kunnen krijgen. Aandachtspunten: hoeveelheid appelsap; opslagmogelijkheden appels en peren; wanneer kan wat geoogst worden; hoeveel kan er geoogst worden; hoe te communiceren met leden, vrijwilligers en sponsors. Er is sinds kort een fruitkerngroep.

Er is nog geen voorstel van de fruitkerngroep. Eigenlijk zou de beheergroep samenhang moeten brengen in de verdeling van bloemen, kruiden en fruit.

De beheergroep heeft adviezen uitgebracht over de fruitpluk en de fruitoogstverdeling (d.d. 23 juni) en over de plukbloemen en kruiden (d.d. 29 juni). We zijn akkoord met deze adviezen.

We willen echter voorlopig geen borden bij het plukbare fruit. Wel kunnen we via de groepsapp of e-mail vragen om rekening te houden met de ander. In de volgende ALV kunnen we vragen of iedereen tevreden is over de verdeling.

We moeten wel de donateurs waarschuwen dat er plukbaar fruit is.

We willen het geperste sap in verpakkingen van 3 liter. Dat is beter verkoopbaar en als presentje weg te geven dan verpakkingen van 5 liter.

– De fruitkerngroep vragen een voorstel te maken.

–        Mart overlegt met de beheergroep.

–        De adviezen omzetten in een tekst die in een e-mail en via de groepsapp aan alle leden, vrijwilligers en donateurs gestuurd wordt.

–        Voorlopig geen borden plaatsen bij het plukbare fruit. In volgende ALV vragen of iedereen tevreden is met de verdeling.

–        Gegevens van alle donateurs completeren.

–        Donateurs bericht sturen wanneer fruit plukbaar is.

–        Geperst sap in pakken van 3 liter doen.

Mart

Mart

Mart

Mart

Lilia

Mart

Voor 1 mei 2021

Voor 15 juni

z.s.m.

Agenda volgende ALV

z.s.m.

Doorlopend

P04 Smoelenboek maken 23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

Het opzetten van het smoelenboek stagneert. Erdo heeft weinig tijd. Er is ook discussie over hoe het voldoende veilig kan worden gemaakt i.v.m. de privacy.

Erdo heeft voorlopig geen tijd. Henk heeft ook niet veel tijd, maar is bereid een ontwerp te maken voor een Smoelenboek.

Het opzetten van het smoelenboek loopt nu goed. Het komt er mooi uit te zien.

–        Overleg met Erdo over hoe het zo eenvoudig mogelijk kan.

–        Henk maakt Smoelenboek en betrekt waar nodig Daad hierbij.

–        Daad bespreekt dit met Erdo.

Henk

Henk

Daad

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

P08 Festival Di-Vers 2021 23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

Is dit jaar op 18 september. LvO is faciliterend. LvO zorgt voor toiletten en standjes. Huurovereenkomst toiletten is gesloten. Er komt een hoofdpodium bij de datsja en 2/3 andere locaties verspreid over de tuin. Er is inzet van 25 vrijwilligers nodig. We willen alle activiteiten toetsen op duurzaamheid. Duurzame mobiliteit wordt ook een thema. We verzorgen deze keer geen rondleidingen.

Er komen toch 3 rondleidingen van een half uur. We zoeken daar vrijwilligers voor. Verder zoeken we vrijwilligers voor de ontvangst van de gasten (inclusief koffie en thee aanbieden), de verkoop van hapjes en de verkoop van drankjes. Voor het thema duurzame mobiliteit wordt nog gekeken hoe hieraan aandacht geschonken kan worden. Een fietsactiviteit voor kinderen is namelijk moeilijk uitvoerbaar op of in de omgeving van LvO.

Simone heeft een grote hoeveelheid muntjes die we kunnen gebruiken. We laten niet zelf muntjes maken.

We hebben nog niet genoeg vrijwilligers.

–        Henk en Mart blijven dit volgen.

–        Daad is culinair coördinator.

–        Mart vraagt offertes voor standjes.

–        E-mail aan alle leden sturen met de vraag wie wat wil doen.

–        We gebruiken 3 betaalmethoden: cash – pin – muntjes (van Simone).

–        Een herhalingsapp sturen om vrijwilligers te werven.

Henk en Mart

Daad

Maarten

Mart / Henk

Mart / Henk

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

020 Aannamebeleid vrijwilligers en leden 30-03-2021

23-04-2021

04-06-2021

05-07-2021

Het doel van de vereniging is om mensen met een migratieachtergrond en mensen met een Nederlandse achtergrond nader tot elkaar te brengen. De vereniging beoogt met het uitwisselen van ervaring en kennis bij te dragen aan een duurzame en multiculturele samenleving. Veel leden en vrijwilligers zijn nu van Nederlandse komaf. Daarom wil het bestuur voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aannemen. Het bestuur maakt een uitzondering voor (taal)maatjes. Leden van de vereniging kunnen een bekende vragen om af en toe mee te komen meewerken. Maar die beschouwt het bestuur dan als bezoeker en niet als vrijwilliger. Dat betekent dat die bezoekers niet kunnen delen in de gezamenlijke fruitoogst.

Er zijn enkele nieuwe aanmeldingen.

Als we ook voorrang willen geven aan jonge mensen, moeten we het beleid daarop aanpassen.

We streven ernaar om binnen de eerder vastgestelde criteria jonge(re) vrijwilligers en leden te krijgen.

–        We nemen voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aan.

–        Er geldt een uitzondering voor (taal)maatjes.

–        Gasten van leden die af en toe meewerken delen niet in de gezamenlijke fruitoogst.

–        Belangstellenden een e-mail sturen met de criteria. Als een belangstellende denkt aan de criteria te voldoen kan hij/zij een gesprek vragen.

–        Volgende keer op de agenda.

Allen

Maarten/

Lilia

Mart

Doorlopend

z.s.m.

AGENDA 5 juli 2021

021 ALV voorjaar 2021 04-06-2021

05-07-2021

De reactie van het bestuur op de vragen en opmerkingen van de leden wordt doorgenomen. Mart stelt het complete document samen en stuurt dat voor controle nog een keer naar de anderen.

Een lid stelt naar aanleiding van de reactie van het bestuur voor om het inschakelen van een onafhankelijke conflictbemiddelaar in het HR op te nemen. We zijn daar geen voorstander van. We gaan ervan uit dat we meningsverschillen onderling kunnen oplossen.

–        Complete reactie van het bestuur samenstellen en aan de anderen sturen.

–        Reageren op de complete reactie.

–        Aan het betreffende lid mededelen dat het bestuur dat niet gaat voorstellen aan de ALV.

Mart

Allen

Henk

z.s.m.

Binnen 2 dagen

z.s.m.

031 Veiligheid 04-06-2021

05-07-2021

De beheergroep en Mart zijn verantwoordelijk voor de  veiligheidsregels die bij uitvoering van werkzaamheden in de tuin moeten worden nageleefd door de leden. De regels staan op de website. De vraag is of een BHV-er verplicht is.

Mart gaat de BHV-opleiding via De Bastei volgen. Hij kan de opgedane kennis daarna doorgeven aan anderen binnen de vereniging.

In de volgende nieuwsbrief hier aandacht aan besteden en vragen welke leden BHV-er zijn. Mart Nieuwsbrief 2.
034 Hoe functioneren we als bestuur 04-06-2021

05-07-2021

Sommige bestuursleden vinden dat het bestuurswerk nu (te) veel tijd kost. Kunnen we taken meer verdelen? Moeten we vaker en korter vergaderen?

Duidelijk is dat we efficiënt en effectief willen besturen. Het moet zo weinig mogelijk belastend zijn. We willen zo veel mogelijk delegeren.

We zien het nog een tijdje aan hoe het zich ontwikkelt.

Volgende keer nog eens over doorpraten. Mart AGENDA 5 juli 2021
035 Frezen van de moestuinen 05-07-2021 De beheergroep heeft advies uitgebracht over het frezen van de moestuinen (d.d.24 juni). Het bestuur is akkoord met het advies. Wel moet Marijn het frezen in overleg met de moestuingroep eerder inplannen, gelet op de onvrede onder de moestuinders over het late tijdstip dit jaar. De beheergroep dit mededelen. Mart z.s.m.
036 Evaluatie activiteiten 05-07-2021 The Road Trip Club en de Solidariteitswandeling waren heel geslaagd. Het is nodig om per activiteit een bestuurslid als coördinator aan te wijzen. In principe kan dat ook iemand van buiten het bestuur zijn.

Naast de checklist (zie 037) lijkt het ook verstandig om per activiteit een draaiboek te maken.

–        Per activiteit een coördinator aanwijzen.

–        Een concept voor een standaarddraaiboek maken.

Iedereen

Maarten

Doorlopend

z.s.m.

037 Checklist gastmensen 05-07-2021 Mart heeft een checklist opgesteld voor de gastmensen bij activiteiten. De checklist nog een goed bekijken en opmerkingen aan Mart doorgeven. Iedereen z.s.m.
038 Deelname aan project Vrede en Vrijheid 05-07-2021 De cultuurkerngroep heeft gesproken met de stichting KUS over deelname aan het project Vrede en Vrijheid. Zij staat positief tegenover deelname. Het bestuur is akkoord met deelname en akkoord met de voorgestelde locatie voor het kunstwerk. Wel moeten duurzame materialen gebruikt worden voor het kunstwerk. Voor hulp bij het maken van de constructie kan de kerngroep bouw/onderhoudswerkzaamheden gevraagd worden. De workshops zouden 25 augustus en 1 september gehouden kunnen worden. –        Akkoord met deelname en locatie kunstwerk (tussen het pompoenveld en de composthopen).

–        Gebruik van duurzame materialen is vereist.

–        Dit mededelen aan de cultuurkerngroep.

Lilia

z.s.m.

039 Feestje 17 juli 05-07-2021 De beheergroep wil graag na de werkuren op 17 juli een klein feestje voor de werkers. Ideeën voor invulling: kwis, musikwest, presentie smoelenboek, hapjes, drankjes. –        Liesbeth vragen of de Marokkaanse vrouwen dan hun proeverij van hapjes willen doen.

–        Verder uitwerken en bericht voor de groepsapp maken (wie wil hapjes maken)

Simone

Simone

z.s.m.

z.s.m.

040 Richtlijnen verhuur LvO aan derden 05-07-2021 In principe willen we alleen verhuren als er raakvlakken zijn met de doelstelling van de vereniging. Dat levert soms twijfelgevallen op. Anderzijds willen we ook meer inkomsten genereren. We willen daarom de ALV voorstellen om een beperkt aantal keren per jaar ook te verhuren als er geen directe raakvlakken zijn met de doelstelling van de vereniging, en dan puur om de inkomsten. Het geld dat daarmee verdient wordt kan door de vereniging ingezet worden voor het realiseren van haar doelstelling. Er zou dan ook een maximum aantal activiteiten per jaar afgesproken moeten worden. –        Voorstel voor de volgende ALV voorbereiden en aan de bestuursleden voorleggen. Mart z.s.m.
041 Verhuur aan Rita Adam 05-07-2021 Is een twijfelgeval. Wel interessant voor de inkomsten (€ 325). Koppelen aan een educatieve rondleiding. Datum nog niet duidelijk. –        Akkoord met verhuur. Mart is coördinator. Mart z.s.m.
042 Verhuur aan Stichting Zevenheuvelenloop 05-07-2021 We wachten de e-mail met toelichting af. –        E-mail met toelichting rondsturen aan de andere bestuursleden. Mart z.s.m.
043 Verzoek stukje tuin 05-07-2021 Een bekende van Simone (Mohannad) wil graag een stukje moestuin bij de tipi. Hij wil dan ook lid worden. –        In principe akkoord. In overleg met beheergroep en moestuingroep bekijken waar er nog ruimte is. Simone z.s.m.

Toelichting:

  • Het gaat om een doorlopende voortgangs- en besluitenlijst.
  • De lijst dient als input voor elke bestuursvergadering. De lijst is een vast agendapunt. Zo kan het bestuur de voortgang goed in de gaten houden.
  • Na elke bestuursvergadering past de secretaris de lijst aan. De aangepaste lijst wordt de keer daarop vastgesteld. De aangepaste lijst fungeren dan als de notulen van de vorige vergadering.
  • De vastgestelde lijsten worden apart gearchiveerd (digitaal).
  • Zaken verdwijnen pas van deze lijst als het bestuur heeft vastgesteld dat de zaak geheel is afgewikkeld.
  • Elke zaak krijgt een uniek nummer. Projecten (zaken die wat langer op de lijst zullen blijven) krijgen een P-nummer.
  • Het besprokene, de overwegingen en de besluiten worden puntsgewijs en kort genoteerd.

VOLGENDE VERGADERINGEN: 23 augustus, 6 september, 4 oktober, 1 november, 6 december, steeds om 19.30 uur.

Doorlopende voortgangs- en besluitenlijst bestuur Land van Ooij

Vergadering 4 juni 2021. Aanwezig: Mart, Henk, Lilia, Maarten, Simone, Daad.

Nr. Onderwerp /Agendapunt Datum bespreking Besprokene / Overwegingen Besluit Afdoening door Afdoening voor
001 Notulen 23 april 2021 04-06-2021 Geen opmerkingen. –        Vastgesteld Lilia z.s.m.
005 Contact niet-actieve moestuinders 25-02-2021

23-04-2021

04-06-2021

Er is een aantal moestuinders dat niet of weinig actief is voor de vereniging (buiten de eigen moestuin). Opvallend is dat het vooral mensen zijn met een migratieachtergrond. We gaan dit jaar proberen deze mensen meer bij de vereniging te betrekken. –        Alle bestuursleden knopen regelmatig een praatje aan met betrokkenen.

–        We nodigen mensen om de beurt gericht uit om voor een werkdag hapjes te maken (op kosten van de vereniging).

–        We vragen mensen om inhoudelijke inbreng voor workshops e.d.

–        Na corona maken we een wervend filmpje.

–        In volgende nieuwsbrief aandacht aan besteden.

–        Binnenkort sturen we alle leden een e-mail met de vraag om zich als vrijwilliger te melden voor een van de geplande activiteiten.

Allen

Maarten

Doorlopend

Nieuwsbrief 2

z.s.m.

012 Quiet 30-03-2021

23-04-2021

04-06-2021

Quiet stelt voor dat ze sponsors zoekt (€ 5 p.m.) die de daaraan gekoppelde oogstpluk aan deelnemers van Quiet doneren.

Gesprek is geweest. Quiet wil geen wederdienst vragen aan haar deelnemers. Die krijgen hun deel van de oogst overhandigd (komen dus niet zelf plukken). Quiet wil wel de deelnemers vragen voor een soort workshop in de tuin.

Het is onduidelijk wie actie onderneemt.

–        Een gesprek met Quiet is nodig om de vragen die wij nog hebben te beantwoorden. Daarna opnieuw in bestuur.

–        We bekijken of we een geschikte workshop / ontvangst voor de deelnemers van Quiet kunnen organiseren.

–        Mart en Daad zijn aanspreekpunt.

–        Mart neemt contact op met Quiet.

Mart en Lilia

Mart en Daad

Mart

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

015 Toegankelijkheid rolstoelers 25-02-2021

23-04-2021

04-06-2021

We willen geen verhard pad in de tuin aanleggen. Een pad met houtsnippers lijkt niet geschikt. We kunnen per evenement de houten vlonders van de poort naar de datsja leggen (moet met 2 naast elkaar).

We blijven streven naar een rolstoeltoegankelijke tuin.

De beheergroep is het eens met een zandpad van de poort naar de datsja. Idee is afwisselend: gras kort knippen – zand erover – gras kort knippen etc.

 

 

 

 

 

–        Informeren bij de beheergroep.

–        Moet verder uitgewerkt en aangelegd worden.

Mart

Mart

z.s.m.

z.s.m.

018 Verdeling gemeenschappelijke oogst 23-04-2021

04-06-2021

We willen richtlijnen voor de verdeling van de fruitoogst. Alle leden, vrijwilligers en sponsors moeten hun deel kunnen krijgen. Aandachtspunten: hoeveelheid appelsap; opslagmogelijkheden appels en peren; wanneer kan wat geoogst worden; hoeveel kan er geoogst worden; hoe te communiceren met leden, vrijwilligers en sponsors. Er is sinds kort een fruitkerngroep.

Er is nog geen voorstel van de fruitkerngroep. Eigenlijk zou de beheergroep samenhang moeten brengen in de verdeling van bloemen, kruiden en fruit.

– De fruitkerngroep vragen een voorstel te maken.

– Mart overlegt met de beheergroep.

Mart

Mart

Voor 1 mei 2021

Voor 15 juni

P04 Smoelenboek maken 23-04-2021

04-06-2021

Het opzetten van het smoelenboek stagneert. Erdo heeft weinig tijd. Er is ook discussie over hoe het voldoende veilig kan worden gemaakt i.v.m. de privacy.

Erdo heeft voorlopig geen tijd. Henk heeft ook niet veel tijd, maar is bereid een ontwerp te maken voor een Smoelenboek.

–        Overleg met Erdo over hoe het zo eenvoudig mogelijk kan.

–        Henk maakt Smoelenboek en betrekt waar nodig Daad hierbij.

–        Daad bespreekt dit met Erdo.

Henk

Henk

Daad

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

P08 Festival Di-Vers 2021 23-04-2021

04-06-2021

Is dit jaar op 18 september. LvO is faciliterend. LvO zorgt voor toiletten en standjes. Huurovereenkomst toiletten is gesloten. Er komt een hoofdpodium bij de datsja en 2/3 andere locaties verspreid over de tuin. Er is inzet van 25 vrijwilligers nodig. We willen alle activiteiten toetsen op duurzaamheid. Duurzame mobiliteit wordt ook een thema. We verzorgen deze keer geen rondleidingen.

Er komen toch 3 rondleidingen van een half uur. We zoeken daar vrijwilligers voor. Verder zoeken we vrijwilligers voor de ontvangst van de gasten (inclusief koffie en thee aanbieden), de verkoop van hapjes en de verkoop van drankjes. Voor het thema duurzame mobiliteit wordt nog gekeken hoe hieraan aandacht geschonken kan worden. Een fietsactiviteit voor kinderen is namelijk moeilijk uitvoerbaar op of in de omgeving van LvO.

–        Henk en Mart blijven dit volgen.

–        Daad is culinair coördinator.

–        Mart vraagt offertes voor standjes.

– E-mail aan alle leden sturen met de vraag wie wat wil doen.

Henk en Mart

Daad

Maarten

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

020 Aannamebeleid vrijwilligers en leden 30-03-2021

23-04-2021

04-06-2021

Het doel van de vereniging is om mensen met een migratieachtergrond en mensen met een Nederlandse achtergrond nader tot elkaar te brengen. De vereniging beoogt met het uitwisselen van ervaring en kennis bij te dragen aan een duurzame en multiculturele samenleving. Veel leden en vrijwilligers zijn nu van Nederlandse komaf. Daarom wil het bestuur voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aannemen. Het bestuur maakt een uitzondering voor (taal)maatjes. Leden van de vereniging kunnen een bekende vragen om af en toe mee te komen meewerken. Maar die beschouwt het bestuur dan als bezoeker en niet als vrijwilliger. Dat betekent dat die bezoekers niet kunnen delen in de gezamenlijke fruitoogst.

Er zijn enkele nieuwe aanmeldingen.

Als we ook voorrang willen geven aan jonge mensen, moeten we het beleid daarop aanpassen.

–        We nemen voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aan.

–        Er geldt een uitzondering voor (taal)maatjes.

–        Gasten van leden die af en toe meewerken delen niet in de gezamenlijke fruitoogst.

–        Belangstellenden een e-mail sturen met de criteria. Als een belangstellende denkt aan de criteria te voldoen kan hij/zij een gesprek vragen.

–        Volgende keer op de agenda.

Allen

Maarten/Lilia

Mart

Doorlopend

z.s.m.

AGENDA 5 juli 2021

021 ALV voorjaar 2021 04-06-2021 De reactie van het bestuur op de vragen en opmerkingen van de leden wordt doorgenomen. Mart stelt het complete document samen en stuurt dat voor controle nog een keer naar de anderen. –        Complete reactie van het bestuur samenstellen en aan de anderen sturen.

–        Reageren op de complete reactie.

Mart

Allen

z.s.m.

Binnen 2 dagen

026 Workshops 04-06-2021 Zo gauw het weer kan organiseren we workshops. We sturen alle leden een e-mail met de oproep om ideeën. We wachten de ideeën van de leden af. Volgende keer op de agenda plaatsen. Mart AGENDA 5 juli 2021
030 Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen 04-06-2021 De WBTR treedt op 1 juli a.s. in werking en geldt ook voor onze vereniging. Mart heeft stukken hierover en stuurt die aan de anderen. De bestuurlijke aansprakelijkheid wordt door de gemeentelijke vrijwilligersverzekering gedekt. Stukken aan de anderen sturen. Mart z.s.m.
031 Veiligheid 04-06-2021 De beheergroep en Mart zijn verantwoordelijk voor de  veiligheidsregels die bij uitvoering van werkzaamheden in de tuin moeten worden nageleefd door de leden. De regels staan op de website. De vraag is of een BHV-er verplicht is. In de volgende nieuwsbrief hier aandacht aan besteden en vragen welke leden BHV-er zijn. Mart Nieuwsbrief 2.
032 Uitbreiding contract met Sterker 04-06-2021 Sterker heeft subsidie aangevraagd voor het ontvangen van oudere migranten en voor het ontvangen van lichtdementerende ouderen. Dat zou de vereniging meer geld opleveren. Maar dat betekent ook dat we meer gastmensen moeten kunnen inzetten. Het is nog niet duidelijk op welke dag(en). In de e-mail die we binnenkort aan alle leden sturen vragen wie regelmatig gastmens wil zijn. Maarten z.s.m.
033 Communicatie met de leden 04-06-2021 We sturen binnenkort een e-mail naar alle leden wat betreft:

  • aandragen van inkomensgenererende activiteiten
  • meedoen met activiteiten of als gastmens
  • de al geplande activiteiten met vraag voor vrijwilligers
  • suggesties voor duurzame activiteiten tijdens festival Di-Vers
  • eigen kraam met producten van LvO tijdens festival Di-vers
  • verkoopteam.

Mensen die activiteiten aandragen moeten ook aangeven hoe ze die denken te gaan organiseren.

E-mail opstellen aan alle leden

Activiteiten via verschillende middelen aankondigen (website, groepsapp, nieuwsbrief, informatiebord).

De activiteiten in de agenda van de G-mailaccount bijhouden.

Maarten

Allen

Lilia

z.s.m.

Doorlopend

Doorlopend

034 Hoe functioneren we als bestuur 04-06-2021 Sommige bestuursleden vinden dat het bestuurswerk nu (te) veel tijd kost. Kunnen we taken meer verdelen? Moeten we vaker en korter vergaderen?

Duidelijk is dat we efficiënt en effectief willen besturen. Het moet zo weinig mogelijk belastend zijn. We willen zo veel mogelijk delegeren.

Volgende keer nog eens over doorpraten. Mart AGENDA 5 juli 2021

Toelichting:

  • Het gaat om een doorlopende voortgangs- en besluitenlijst.
  • De lijst dient als input voor elke bestuursvergadering. De lijst is een vast agendapunt. Zo kan het bestuur de voortgang goed in de gaten houden.
  • Na elke bestuursvergadering past de secretaris de lijst aan. De aangepaste lijst wordt de keer daarop vastgesteld. De aangepaste lijst fungeren dan als de notulen van de vorige vergadering.
  • De vastgestelde lijsten worden apart gearchiveerd (digitaal).
  • Zaken verdwijnen pas van deze lijst als het bestuur heeft vastgesteld dat de zaak geheel is afgewikkeld.
  • Elke zaak krijgt een uniek nummer. Projecten (zaken die wat langer op de lijst zullen blijven) krijgen een P-nummer.
  • Het besprokene, de overwegingen en de besluiten worden puntsgewijs en kort genoteerd.

VOLGENDE VERGADERINGEN: 5 juli, 2 augustus, 6 september, 4 oktober, 1 november, 6 december, steeds om 19.30 uur.

Vergadering 23 april 2021. Aanwezig: Mart, Henk, Lilia, Maarten, Simone, Daad.

Nr. Onderwerp /Agendapunt Datum bespreking Besprokene / Overwegingen Besluit Afdoening door Afdoening voor
000 Vergaderdata 2021 23-04-2021 –        Schema voor de rest van het jaar maken. Lila z.s.m.
001 Notulen 30 maart 2021 23-04-2021 Geen opmerkingen. –        Vastgesteld.

–        Notulen van 25/2 en 30/3 nog op ledenpagina website plaatsen.

Lilia

Mart

z.s.m.

z.s.m.

005 Contact niet-actieve moestuinders 25-02-2021

23-04-2021

Er is een aantal moestuinders dat niet of weinig actief is voor de vereniging (buiten de eigen moestuin). Opvallend is dat het vooral mensen zijn met een migratieachtergrond. We gaan dit jaar proberen deze mensen meer bij de vereniging te betrekken. –        Alle bestuursleden knopen regelmatig een praatje aan met betrokkenen.

–        We nodigen mensen om de beurt gericht uit om voor een werkdag hapjes te maken (op kosten van de vereniging).

–        We vragen mensen om inhoudelijke inbreng voor workshops e.d.

–        Na corona maken we een wervend filmpje.

–        In volgende nieuwsbrief aandacht aan besteden. Leden die niet actief kunnen zijn voor de vereniging moeten zich bij het bestuur melden.

Allen Doorlopend

Nieuwsbrief 2

011 Samenstelling kascommissie 30-03-2021

23-04-2021

Eric en Kitty zijn lid van de kascommissie. Fysieke afspraak maken met kascommisie. Mart erbij betrekken. Simone z.s.m.
012 Quiet 30-03-2021

23-04-2021

Quiet stelt voor dat ze sponsors zoekt (€ 5 p.m.) die de daaraan gekoppelde oogstpluk aan deelnemers van Quiet doneren.

Gesprek is geweest. Quiet wil geen wederdienst vragen aan haar deelnemers. Die krijgen hun deel van de oogst overhandigd (komen dus niet zelf plukken). Quiet wil wel de deelnemers vragen voor een soort workshop in de tuin.

–        Een gesprek met Quiet is nodig om de vragen die wij nog hebben te beantwoorden. Daarna opnieuw in bestuur.

–        We bekijken of we een geschikte workshop / ontvangst voor de deelnemers van Quiet kunnen organiseren.

–        Mart en Daad zijn aanspreekpunt.

Mart en Lilia

Mart en Daad

z.s.m.

z.s.m.

013 Website 23-04-2021 –        Mart houdt de website bij.

–        Nieuwsbrief 1 nog op website plaatsen.

Mart

Mart

Doorlopend

z.s.m.

014 Uitwerking meedoenpot 25-02-2021

23-04-2021

We maken eenvoudige regels conform de regels van de gemeenten voor de meedoenregeling.

Moena komt in aanmerking voor lidmaatschap en huur moestuin. Mustafa wordt al gesponsord. Rekening voor Mustafa gaat zonder opslag voor meedoenpot naar zijn sponsor (nu nog via Liesbeth).

–        Uitwerking maken.

–        Moena op de hoogte brengen en telefoonnummer en e-mailadres vragen.

–        Mustafa telefoonnummer en e-mailadres vragen. Liesbeth om gegevens sponsor vragen.

Maarten

Mart

Daad

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

015 Toegankelijkheid rolstoelers 25-02-2021

23-04-2021

We willen geen verhard pad in de tuin aanleggen. Een pad met houtsnippers lijkt niet geschikt. We kunnen per evenement de houten vlonders van de poort naar de datsja leggen (moet met 2 naast elkaar).

We blijven streven naar een rolstoeltoegankelijke tuin.

 

 

 

 

 

Informeren bij de beheergroep en bij de ouderen of die ideeën hebben.

Mart z.s.m.
018 Verdeling gemeenschappelijke oogst 23-04-2021 We willen richtlijnen voor de verdeling van de fruitoogst. Alle leden, vrijwilligers en sponsors moeten hun deel kunnen krijgen. Aandachtspunten: hoeveelheid appelsap; opslagmogelijkheden appels en peren; wanneer kan wat geoogst worden; hoeveel kan er geoogst worden; hoe te communiceren met leden, vrijwilligers en sponsors. Er is sinds kort een fruitkerngroep. De fruitkerngroep vragen een voorstel te maken. Mart Voor 1 mei 2021
P02 Pontemcollege-New Rootz 23-04-2021 De week was een succes en is voor herhaling vatbaar. Een aantal leerlingen en ouders is geïnteresseerd geraakt. New Rootz wil de formule met meer scholen gaan doen. Verslag in de volgende nieuwsbrief plaatsen. Mart Nieuwsbrief 2
P03 Ouderen 30-03-2021

23-04-2021

Wie wordt host voor de ouderen die via Sterker op bezoek komen?

Niemand heeft zich aangemeld na de oproep in de nieuwsbrief.

–        Oproep voor de leden plaatsen in komende Nieuwsbrief.

–        Oproep plaatsen in de groepsapp.

Henk

Henk

z.s.m.

deze week

P04 Smoelenboek maken 23-04-2021 Het opzetten van het smoelenboek stagneert. Erdo heeft weinig tijd. Er is ook discussie over hoe het voldoende veilig kan worden gemaakt i.v.m. de privacy. Overleg met Erdo over hoe het zo eenvoudig mogelijk kan. Henk z.s.m.
P06 Afspraken relaties beheergroep-kerngroepen-bestuur 23-04-2021 Mart en Maarten hebben overlegd met de beheergroep over het besluit van 30 maart 2021.

De beheergroep denkt dat de benaming trekker tot te veel druk op de betreffende contactpersoon leidt. Daarom hanteren we de benaming aanspreekpunt.

De beheergroep is ermee eens om de kerngroepen voorlopig niet te bundelen. Na 1 jaar gaan we evalueren.

De beheergroep heeft begrip voor het besluit dat elke kerngroep indien noodzakelijk op basis van declaratie uitgaven kan doen (maatwerk). Dus geen standaard budget.

–        Totaaldocument maken, na ontvangst van het verslag van het overleg met de beheergroep.

–        Totaaldocument voorleggen aan het bestuur.

–        Totaaldocument aan ALV voorleggen.

Mart

Mart

Henk

z.s.m.

z.s.m.

ALV mei

P08 Festival Di-Vers 2021 23-04-2021 Is dit jaar op 18 september. LvO is faciliterend. LvO zorgt voor toiletten en standjes. Huurovereenkomst toiletten is gesloten. Er komt een hoofdpodium bij de datsja en 2/3 andere locaties verspreid over de tuin. Er is inzet van 25 vrijwilligers nodig. We willen alle activiteiten toetsen op duurzaamheid. Duurzame mobiliteit wordt ook een thema. We verzorgen deze keer geen rondleidingen. –        Henk en Mart blijven dit volgen.

–        Daad is culinair coördinator.

–        Mart vraagt offertes voor standjes.

Henk en Mart

Daad

z.s.m.

z.s.m.

019 Reactie op inkomende mails Gmail-account 30-03-2021 Lilia houdt binnenkomende mails in de gaten en stuurt deze door naar de andere bestuursleden. –        Bestuursleden reageren binnen 2 dagen.

–        Na 4 positieve reacties op het conceptantwoord is er een akkoord.

–        Reacties van derden via de website gaan naar het Gmail-account.

Allen Doorlopend
020 Aannamebeleid vrijwilligers en leden 30-03-2021

23-04-2021

Het doel van de vereniging is om mensen met een migratieachtergrond en mensen met een Nederlandse achtergrond nader tot elkaar te brengen. De vereniging beoogt met het uitwisselen van ervaring en kennis bij te dragen aan een duurzame en multiculturele samenleving. Veel leden en vrijwilligers zijn nu van Nederlandse komaf. Daarom wil het bestuur voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aannemen. Het bestuur maakt een uitzondering voor (taal)maatjes. Leden van de vereniging kunnen een bekende vragen om af en toe mee te komen meewerken. Maar die beschouwt het bestuur dan als bezoeker en niet als vrijwilliger. Dat betekent dat die bezoekers niet kunnen delen in de gezamenlijke fruitoogst.

Er zijn enkele nieuwe aanmeldingen.

–        We nemen voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aan.

–        Er geldt een uitzondering voor (taal)maatjes.

–        Gasten van leden die af en toe meewerken delen niet in de gezamenlijke fruitoogst.

–        Belangstellenden een e-mail sturen met de criteria. Als een belangstellende denkt aan de criteria te voldoen kan hij/zij een gesprek vragen.

Allen

Maarten/Lilia

Doorlopend

z.s.m.

021 Planning ALV voorjaar 2021 30-03-2021

23-04-2021

Agendapunten zijn in ieder geval: jaarverslagen 2020, begroting 2021, herziening huishoudelijk reglement.

Ook op agenda: totaaldocument verhouding bestuur-beheergroep-kerngroepen.

–        In de week van 10 tot 15 mei, zeer waarschijnlijk digitaal.

–        Agenda voor de ALV mei maken.

–        Huishoudelijk reglement nalopen.

Allen

Henk / Mart

Maarten

Voor 20 april.

Voor 1 mei 2021

Voor 1 mei 2021

026 Workshops 30-03-2021 Zo gauw het weer kan organiseren we workshops. Volgende keer op de agenda plaatsen. Mart Voor 20 april
028 Verzekering zonnepanelen en maaimachine 30-03-2021

23-04-2021

Zonnepanelen kosten 2.000 euro en de maaimachine 1.000 euro. De eigenaar van de grond heeft geen verzekering afgesloten.

Henk en Mart hebben bij verschillende partijen nagevraagd. Er is geen verzekering mogelijk.

Henk vraagt aan Abo of hij een en ander kan uitzoeken.

Diefstal zo moeilijk mogelijk maken: maaimachine aan de ketting leggen.

Henk z.s.m.
029 Verzekering bestuurlijke aansprakelijkheid 23-04-2021 Volgende keer op de agenda plaatsen.

Toelichting:

  • Het gaat om een doorlopende voortgangs- en besluitenlijst.
  • De lijst dient als input voor elke bestuursvergadering. De lijst is een vast agendapunt. Zo kan het bestuur de voortgang goed in de gaten houden.
  • Na elke bestuursvergadering past de secretaris de lijst aan. De aangepaste lijst wordt de keer daarop vastgesteld. De aangepaste lijst fungeren dan als de notulen van de vorige vergadering.
  • De vastgestelde lijsten worden apart gearchiveerd (digitaal of op papier?).
  • Zaken verdwijnen pas van deze lijst als het bestuur heeft vastgesteld dat de zaak geheel is afgewikkeld. Bij voorbeeld: nr. 007 zou volgende keer niet op de lijst hoeven te staan.
  • Elke zaak krijgt een uniek nummer. Projecten (zaken die wat langer op de lijst zullen blijven) krijgen een P-nummer.
  • Het besprokene, de overwegingen en de besluiten worden puntsgewijs en kort genoteerd.

VOLGENDE VERGADERING: zie schema van Lilia.

Vergadering 30 maart 2021. Aanwezig: Mart, Henk, Lilia, Maarten, Simone, Daad.

Nr. Onderwerp /Agendapunt Datum bespreking Besprokene / Overwegingen Besluit Afdoening door Afdoening voor
001 Notulen 25 februari 2021 30-03-2021 Geen opmerkingen.

We bewaren de notulen niet op papier.

Vastgesteld.

Notulen bewaren in Google Drive.

Lilia z.s.m.
005 Contact niet-actieve moestuinders 25-02-2021 Er is een aantal moestuinders dat niet of weinig actief is voor de vereniging (buiten de eigen moestuin). Opvallend is dat het vooral mensen zijn met een migratieachtergrond. We gaan dit jaar proberen deze mensen meer bij de vereniging te betrekken. –        Alle bestuursleden knopen regelmatig een praatje aan met betrokkenen.

–        We nodigen mensen om de beurt gericht uit om voor een werkdag hapjes te maken (op kosten van de vereniging).

–        We vragen mensen om inhoudelijke inbreng voor workshops e.d.

–        Na corona maken we een wervend filmpje.

Allen Doorlopend
011 Samenstelling kascommissie 25-02-2021

30-03-2021

Eric en Kitty zijn lid van de kascommissie. Simone vraagt de leden die zich hadden opgegeven. Simone z.s.m.
012 Quiet 25-02-2021

30-03-2021

Het stukje voor hun nieuwsbrief wordt geplaatst zoals wij ’t opgesteld hadden.

Quiet stelt voor dat ze sponsors zoekt (€ 5 p.m.) die de daaraan gekoppelde oogstpluk aan deelnemers van Quiet doneren.

Akkoord.

Een gesprek met Quiet is nodig om de vragen die wij nog hebben te beantwoorden. Daarna opnieuw in bestuur.

Mart

Mart en Lilia

z.s.m.

z.s.m.

013 Website Niet besproken
014 Uitwerking meedoenpot 25-02-2021 We maken eenvoudige regels conform de regels van de gemeenten voor de meedoenregeling. Uitwerking maken. Maarten z.s.m.
015 Toegankelijkheid rolstoelers 25-02-2021 We willen geen verhard pad in de tuin aanleggen. Een pad met houtsnippers lijkt niet geschikt. We  kunnen per evenement de houten vlonders van de poort naar de datsja leggen. Mart zoekt uit of de vlonders breed genoeg zijn.

P.S. Nee. Wel met 2 naast elkaar. Naar rubbermatten geïnformeerd (7heuvelenloop) maar niet meer beschikbaar.

Mart z.s.m.
016 Heerenboeren Niet besproken
018 Verdeling gemeenschappelijke oogst Richtlijnen maken voor verdeling van de fruitoogst, appelsap en voedselbank. Volgende vergadering bespreken
P02 Pontemcollege-New Rootz 25-02-2021 Is in voorbereiding. De vereniging levert de inhoud (theorie en praktijk). Nog niet duidelijk of het live kan of via een webinar. Verder uitwerken. Mart z.s.m.
P03 Ouderen 30-03-2021 Wie wordt host voor de ouderen die via Sterker op bezoek komen? Oproep voor de leden plaatsen in komende Nieuwsbrief Henk z.s.m.
P04 Smoelenboek maken 25-02-2021 Daad neem het smoelenboek van Maarten over. –        Daad is aanspreekpunt van het bestuur.

–        Afspraak maken met de leden die mee willen werken aan het smoelenboek.

Daad z.s.m.
P06 Afspraken relaties beheergroep-kerngroepen-bestuur 25-02-2021

30-03-2021

Maartje gaat concretiseren wat de beheergroep gaat doen.

De beheergroep heeft opmerkingen gemaakt op voorstel van het bestuur. Deze worden besproken.

Een trekker heeft een wezenlijk andere functie dan een aanspreekpunt.

Bundeling van kerngroepen is op dit moment niet gewenst omdat zij al functioneren en wijzigingen daarin tot onrust kunnen leiden. Na 1 jaar kunnen we evalueren. Er zijn genoeg dwarsverbanden tussen de groepen.

Elke kerngroep kan indien noodzakelijk op basis van declaratie uitgaven doen (maatwerk).

De kerngroepen kleurrijk vallen rechtstreeks onder het bestuur.

Beheergroep bepaalt inrichting en planning in de tuin. Bestuur beoordeelt op hoofdlijnen. Kerngroepen (grijs en groen) doen voorstellen voor het beheerplan en voeren het beheerplan uit (via werkplannen en takenlijstjes).

Het voorstel van de beheergroep afwachten.

–        Akkoord met de structuur zoals vastgelegd in bijlage P06.

–        We handhaven voor elke kerngroep de aanwijzing van een trekker.

–        Komend jaar geen actieve bundeling van kerngroepen.

–        De kerngroepen krijgen niet ieder standaard hetzelfde budget.

Mart z.s.m.
P08 Festival Di-Vers 2021 25-02-2021 Is dit jaar op 18 september. Mart en Henk hebben eerste gesprek gehad met bureau Wijland. In maart is de volgende afspraak. –        Mart maakt via de penningmeesters een offerte.

–        Daad is culinair coördinator.

–        In nieuwsbrief de leden vragen de datum vrij te houden omdat ieders inzet gewenst is.

–        Maarten vraagt offerte voor huur van toiletten.

Mart

Daad

Henk

Maarten

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

019 Reactie op inkomende mails Gmail-account 30-03-2021 Lilia houdt binnenkomende mails in de gaten en stuurt deze door naar de andere bestuursleden. –        Bestuursleden reageren binnen 2 dagen.

–        Na 4 positieve reacties op het conceptantwoord is er een akkoord.

–        Reacties van derden via de website gaan naar het Gmail-account.

Allen Doorlopend
020 Aannamebeleid vrijwilligers en leden 30-03-2021 Het doel van de vereniging is om mensen met een migratieachtergrond en mensen met een Nederlandse achtergrond nader tot elkaar te brengen. De vereniging beoogt met het uitwisselen van ervaring en kennis bij te dragen aan een duurzame en multiculturele samenleving. Veel leden en vrijwilligers zijn nu van Nederlandse komaf. Daarom wil het bestuur voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aannemen. Het bestuur maakt een uitzondering voor (taal)maatjes. Leden van de vereniging kunnen een bekende vragen om af en toe mee te komen meewerken. Maar die beschouwt het bestuur dan als bezoeker en niet als vrijwilliger. Dat betekent dat die bezoekers niet kunnen delen in de gezamenlijke fruitoogst. –        We nemen voorlopig alleen mensen met een migratieachtergrond en mensen die een steuntje in het leven nodig hebben als lid of vrijwilliger aan.

–        Er geldt een uitzondering voor (taal)maatjes.

–        Gasten van leden die af en toe meewerken delen niet in de gezamenlijke fruitoogst.

Allen Doorlopend
021 Planning ALV voorjaar 2021 30-03-2021 Agendapunten zijn in ieder geval: jaarverslagen 2020, begroting 2021, herziening huishoudelijk reglement. –        In de week van 10 tot 15 mei, zeer waarschijnlijk digitaal.

–        Agendapunten indienen.

Allen Voor 20 april.
022 Begroting 2021 30-03-2021 Akkoord met concept. Simone Voor 20 april
023 Jaarverslagen 2020 30-03-2021 Akkoord met concept van financiële jaarverslag.

Per mail reageren op het inhoudelijke jaarverslag.

Allen Voor 10 april
024 Mandaten bestuursleden 30-03-2021 Bestuursleden die in een kerngroep zitten of aan een opdracht werken hebben mandaat. Voorlopige verder geen mandaten.
025 Mandaat penningmeesters 30-03-2021 Mandaat voor de penningmeesters voor eenmalige uitgaven tot € 100.
026 Workshops 30-03-2021 Zo gauw het weer kan organiseren we workshops. Volgende keer op de agenda plaatsen. Mart Voor 20 april
027 Moestuinplatform 30-03-2021 Vraag of we meewerken aan een moestuinplatform i.o.: goedkope groente voor armlastige huishoudens.

De groeten en het fruit vinden hun weg wel, o.m. naar vrijwilligers en de voedselbank.

We werken niet mee.
028 Verzekering zonnepanelen en maaimachine 30-03-2021 Zonnepanelen kosten 2.000 euro en de maaimachine 1.000 euro. De eigenaar van de grond heeft geen verzekering afgesloten. Penningmeester Simone vraagt na bij de SNS-bank wat een verzekering kost. Simone z.s.m.

Toelichting:

  • Het gaat om een doorlopende voortgangs- en besluitenlijst.
  • De lijst dient als input voor elke bestuursvergadering. De lijst is een vast agendapunt. Zo kan het bestuur de voortgang goed in de gaten houden.
  • Na elke bestuursvergadering past de secretaris de lijst aan. De aangepaste lijst wordt de keer daarop vastgesteld. De aangepaste lijst fungeren dan als de notulen van de vorige vergadering.
  • De vastgestelde lijsten worden apart gearchiveerd (digitaal of op papier?).
  • Zaken verdwijnen pas van deze lijst als het bestuur heeft vastgesteld dat de zaak geheel is afgewikkeld. Bij voorbeeld: nr. 007 zou volgende keer niet op de lijst hoeven te staan.
  • Elke zaak krijgt een uniek nummer. Projecten (zaken die wat langer op de lijst zullen blijven) krijgen een P-nummer.
  • Het besprokene, de overwegingen en de besluiten worden puntsgewijs en kort genoteerd.

VOLGENDE VERGADERING: ????????????????????????????????

Doorlopende voortgangs- en besluitenlijst bestuur Land van Ooij

 

Vergadering 25 februari 2021. Aanwezig: Mart, Henk, Lilia, Maarten, Simone, Daad.

Nr. Onderwerp /Agendapunt Datum bespreking Besprokene / Overwegingen Besluit Afdoening door Afdoening voor
001 Notulen 5 februari 2021 25-02-2021 Geen opmerkingen. Vastgesteld.
002 Vormgeving notulen bestuursvergaderingen 25-02-2021 –        We notuleren conform dit model.

–        Privacygevoelige onderwerpen laten we eruit.

–        De lijst komt na de vaststelling op de website te staan.

–        Mededeling daarvan via de Whatsapp-groep Bestuur LvO.

Maarten De volgende bestuursvergadering.
003 Taakverdeling bestuur 25-02-2021 Zie bijlage 003/A.

Daad neemt het smoelenboek van Maarten over.

–        Conform bijlage 003/A.

–        De eenmalige activiteiten van de secretarissen halen we eruit.

Maarten z.s.m.
004 Contact niet-actieve leden 25-02-2021 Er is een lijst met 13 niet-actieve leden die geen moestuin hebben. Een aantal wil geen lid blijven. Mart maakt een e-mail aan deze leden. Daarin de keuzemogelijkheden vermelden. Mart z.s.m.
005 Contact niet-actieve moestuinders 25-02-2021 Er is een aantal moestuinders dat niet of weinig actief is voor de vereniging (buiten de eigen moestuin). Opvallend is dat het vooral mensen zijn met een migratieachtergrond. We gaan dit jaar proberen deze mensen meer bij de vereniging te betrekken. –        Alle bestuursleden knopen regelmatig een praatje aan met betrokkenen.

–        We nodigen mensen om de beurt gericht uit om voor een werkdag hapjes te maken (op kosten van de vereniging).

–        We vragen mensen om inhoudelijke inbreng voor workshops e.d.

–        Na corona maken we een wervend filmpje.

Allen Doorlopend
006 Mail contributie en huur 2021 25-02-2021 Er worden 3 soorten mails verstuurd:

– niet-actieve leden

– leden

– moestuinders

– ½ moestuinders

Mart z.s.m.
007 Moestuinindeling 2021 25-02-2021 Zie bijlage 007/A Akkoord met de verdeling. Maarten Al medegedeeld aan de moestuingroep.
007A Bestemming vrije moestuinen 25-02-2021 Er zijn 3 tot 4 moestuinen vrij. Wellicht kunnen we hier dit jaar iets gemakkelijks telen, waarvan de opbrengst voor de vereniging is. Bij voorbeeld voor de verkoop of voor workshops. We vragen de moestuingroep of zij hiervoor iets kunnen voorstellen. Maarten z.s.m.
008 Gouden regels groepsapp 25-02-2021 Gouden regels bij de informatie zetten Henk Is al gebeurd.
009 Gesprek met nieuwe leden 25-02-2021 Vrijwilliger Mark wordt lid en moestuinder. Hij brengt Massoud mee. Mohannad vragen lid te worden (meedoenpot) Gesprek met Mark en Massoud voeren.

Massoud kan zelf lid worden (meedoenpot). Mohanad kan ook een beroep doen op de meedoenpot.

Nieuwe leden hoeven het huishoudelijk reglement niet te tekenen

??? z.s.m.
010 Informeel aanspreekpunt bestuur 25-02-2021 Bij nader inzien willen we geen extra aanspreekpunt buiten het bestuur. Alle bestuursleden kunnen informeel worden aangesproken. Daad is goed in bemiddelen. –        Daad is het aanspreekpunt van het bestuur voor problemen tussen leden.

–        Mart bericht de leden die zich hadden opgegeven.

– Daad

– Mart

– Doorlopend

– z.s.m.

011 Samenstelling kascommissie 25-02-2021 Simone vraagt de leden die zich hadden opgegeven. Simone z.s.m.
012 Quiet Het stukje voor hun nieuwsbrief wordt geplaatst zoals wij ’t opgesteld hadden
013 Website Niet besproken
014 Uitwerking meedoenpot 25-02-2021 We maken eenvoudige regels conform de regels van de gemeenten voor de meedoenregeling. Uitwerking maken. Maarten z.s.m.
015 Toegankelijkheid rolstoelers 25-02-2021 We willen geen verhard pad in de tuin aanleggen. Een pad met houtsnippers lijkt niet geschikt. We  kunnen per evenement de houten vlonders van de poort naar de datsja leggen. Mart zoekt uit of de vlonders breed genoeg zijn. Mart z.s.m.
016 Heerenboeren Niet besproken
017 Bankrekening SNS 25-02-2021 De tenaamstelling moet veranderen. De penningmeesters en de voorzitter als gemachtigden opnemen. Simone z.s.m.
018 Verdeling gemeenschappelijke oogst Volgende vergadering bespreken
019 Wie krijgt de code van de poorten? 25-02-2021 Vrijwilligers krijgen niet de code van de poorten Iedereen Doorlopend
P01 Zonnepanelen 25-02-2021 De plaats is aangewezen. Verder voorbereiden. Mart
P02 Pontemcollege-New Rootz 25-02-2021 Is in voorbereiding. De vereniging levert de inhoud (theorie en praktijk). Nog niet duidelijk of het live kan of via een webinar. Verder uitwerken. Mart z.s.m.
P03 Ouderen Niet besproken
P04 Smoelenboek maken 25-02-2021 Daad neem het smoelenboek van Maarten over. –        Daad is aanspreekpunt van het bestuur.

–        Afspraak maken met de leden die mee willen werken aan het smoelenboek.

Daad z.s.m.
P05 Opzet nieuwsbrief maken 25-02-2021 Simone wil af en toe een interview afnemen. Henk wil meedenken over een format. –        Henk is aanspreekpunt van het bestuur.

–        Afspraak maken met de leden die mee willen werken aan de neiuwsbrief

Henk z.s.m.
P06 Afspraken relaties beheergroep-kerngroepen-bestuur 25-02-2021 Maartje gaat concretiseren wat de beheergroep gaat doen. Het voorstel van de beheergroep afwachten. Mart z.s.m.
P07 Vloer onder luifel 25-02-2021 Morgen wordt het zand gebracht. Mart
P08 Festival Di-Vers 2021 25-02-2021 Is dit jaar op 18 september. Mart en Henk hebben eerste gesprek gehad met bureau Wijland. In maart is de volgende afspraak. –        Mart maakt via de penningmeesters een offerte.

–        Daad is culinair coördinator.

–        In nieuwsbrief de leden vragen de datum vrij te houden omdat ieders inzet gewenst is.

–        Maarten vraagt offerte voor toiletten.

Mart

Daad

Henk

Maarten

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

z.s.m.

Toelichting:

  • Het gaat om een doorlopende voortgangs- en besluitenlijst.
  • De lijst dient als input voor elke bestuursvergadering. De lijst is een vast agendapunt. Zo kan het bestuur de voortgang goed in de gaten houden.
  • Na elke bestuursvergadering past de secretaris de lijst aan. De aangepaste lijst wordt de keer daarop vastgesteld. De aangepaste lijst fungeren dan als de notulen van de vorige vergadering.
  • De vastgestelde lijsten worden apart gearchiveerd (digitaal of op papier?).
  • Zaken verdwijnen pas van deze lijst als het bestuur heeft vastgesteld dat de zaak geheel is afgewikkeld. Bij voorbeeld: nr. 007 zou volgende keer niet op de lijst hoeven te staan.
  • Elke zaak krijgt een uniek nummer. Projecten (zaken die wat langer op de lijst zullen blijven) krijgen een P-nummer.
  • Het besprokene, de overwegingen en de besluiten worden puntsgewijs en kort genoteerd.

VOLGENDE VERGADERING: dinsdag 30 maart 2021 om 19.30 uur.

Vastgesteld …  maart 2021.

De voorzitter,  De secretaris,

Notulen bestuursvergadering LvO, 5 februari 2021
Aanwezig: Lilia, Simone, Henk, Daad, Maarten, Mart

1. Opening
Omdat nagenoeg alle leden van LvO op de laatste ALV akkoord zijn gegaan met het voorstel over de bestuurssamenstelling, opent de nieuwe voorzitter van LvO (Mart) de online-vergadering en heet hij de nieuwe bestuursleden welkom.

2. Mededelingen
De nieuwe voorzitter licht de verschillende LvO-projecten kort toe. De schriftelijke informatie hierover wordt binnen enkele dagen naar de bestuursleden gestuurd. Daarna wordt de informatie gedeeld met de leden (bijv. via de Nieuwsbrief). Het gaat over de volgende projecten:
– Pontem,
– Quiet (hun nieuwsbriefvoorstel sturen)
– Herenboeren (Simone erbij ?; zoeken ook boerderij maar dat is Mart niet bekend)
– Ouderen (contract Sterker sturen)
– Vloer bij Datsja (K3 schenkt zonder enige tegenprestatie zand)
– Zonnepanelen (voorstel van Abo sturen; Het nog op te richten Energieteam en Beheergroep bepalen gezamenlijk de plek voor de zonnepanelen).

3. Taakverdeling bestuur en overdracht bestuursfuncties
Per functiegroep nemen de drie koppels volgende week contact met elkaar op en indien nodig komen ze bijeen. Mart stuurt uitnodiging per app. Anderen helpen Mart met de techniek om documenten of afbeeldingen te tonen op het scherm bij Zoom of Skype.

4. Resultaten alv
Alle bestuursleden hebben een excelbestand gekregen. Ieder geeft in maximaal 2 minuten een korte, algemene indruk van de resultaten.
Daad: reactie Lenie in de alv (geschrokken van reactie Daad op de groepsapp) laten slijten; niet aan Facebook beginnen; is 6 bestuursleden niet teveel? Had niet gekozen moeten worden per bestuurslid? (alv opmerking van Kitty). Haar opmerking zal in het alv-verslag beantwoord worden. Het bestuur neemt collectief besluiten, zodat bestuursleden niet persoonlijk aangesproken kunnen worden. De alv heeft nu een bestuur van 6 personen gekozen. Henk vult aan: Dit besluit wordt formeel van kracht na bekendmaking van de stemming aan de leden.
Simone: iedereen denkt goed mee.
Henk: goede respons; duidelijke uitkomst: vrijwel alle voorstellen worden in grote meerderheid ondersteund door de leden. Alleen ten aanzien van het aanmaken van een Facebookpagina verschillen de meningen. Sommige leden maken kenbaar de online- enquête een betere methode te vinden om ideeën of suggesties te opperen dan een fysieke vergadering; daarentegen was nu geen discussie mogelijk.
Maarten: mooi resultaat; het is verstandig bepaalde vragen die gesteld zijn in de online- enquête of opmerkingen die hierin gemaakt zijn, in het alv-verslag te beantwoorden. Verhouding bestuur-beheergroep-kerngroep nog uitwerken, al doende kaders stellen.
Lilia: overzichtelijk. Opmerkingen van de alv individueel beantwoorden?
Mart: hoe vragen we de mening van de niet-Nederlandstaligen? Suggestie: Persoonlijk aanspreken als de gelegenheid zich voordoet.

5. Belangrijkste punten van de alv voor bestuurlijke actie
Deze punten worden in agendapunt 6 tot en met 10 uitgewerkt.

6. Vorm verslaglegging
Conform het gebruik, worden alle leden die hebben deelgenomen aan de alv in het verslag vermeld. Het verslag bevat alle resultaten van de stemming met een bijbehorend besluit van de vergadering. In het verslag worden leden niet bij naam genoemd hoewel een lid de vergelijking met een fysieke vergadering maakte, waar iedere vraagsteller zichtbaar is. Dit doen we, omdat we anders onze geloofwaardigheid verliezen. Bij de oproeping voor de alv hadden we immers aangegeven dat we bij de resultaten geen namen zouden vermelden. De enige persoon die bij een opmerking aangegeven heeft dat de naam bekend mag worden gemaakt, laten we staan. Alle afzonderlijke opmerkingen blijven intact. Het bestuur geeft een reactie in het verslag op bepaalde opmerkingen als het een vraag of een dilemma betreft. Er komt geen samenvatting in de zin zoals oorspronkelijk de bedoeling was, maar een iets uitgebreider verslag met vermelding van de resultaten, de opmerkingen of suggesties en een eventuele reactie van het bestuur. De notulen van het bestuur gaan naar alle leden, maar de privacygevoelige items blijven binnen het bestuur. De onderhavige notulen gaan binnen 2 weken naar de leden.

7. Richtlijnen voor gebruik groepsapp
De algemene mening binnen het bestuur is dat er geen sprake moet zijn van censuur maar dat we een beetje soepel met de berichten moeten omgaan. Het is beter wanneer heikele kwesties niet in de groepsapp, maar in persoonlijke apps verder gecommuniceerd worden. Op voorstel van Lilia plaatst Henk in de groepsapp van Lvo-berichten de 7 regels voor een Whatsapp-groepsbericht. Deze voegt hij toe bij de groepsomschrijving van de app, zodat het bestuur in voorkomende gevallen hiernaar kan verwijzen. Ook in de nieuwsbrief en op website kan een link worden opgenomen naar de 7 regels.

8. Bestuur-beheergroep-kerngroepen
In een document dat als bijlage meegezonden is bij de ALV staat: ‘als kerngroepen acties ondernemen die andere leden aangaan, dan wordt het bestuur geïnformeerd’. De moestuinkerngroep is een inventarisatie begonnen met alle moestuinders zonder het bestuur te informeren. Vermoedelijk is dit gebeurd omdat in de bovengenoemde passage onduidelijk was wie de ‘andere leden’ zijn. Dat is iedereen buiten de kerngroepsleden. Afgesproken wordt dat er een brief naar de moestuinkerngroep gaat met de volgende inhoud: blij met jullie inventarisatie, graag volgende keer bestuur informeren, het bestuur neemt jullie inventarisatie mee in de besluiten over de moestuintoewijzing. Wij moeten nog weten wie de aangewezen aanspreekpunten zijn (van sommige kerngroepen zijn deze pas bekend).

9. Inventarisatie wensen van leden en vrijwilligers
Met de niet-actieve leden wil het bestuur soepel omgaan ten aanzien van de eis van eenmaal per maand meewerken aan algemene activiteiten , zoals staat in het Huishoudelijk Reglement. Zij kunnen lid blijven vanwege contributie en betrokkenheid bij evenementen. Ze krijgen mail van het bestuur (Maarten maakt opzetje) met de vraag wat ze willen. Moestuinders die niet deelnemen aan algemene activiteiten, willen we eigenlijk liever niet. Ze krijgen immers een relatief goedkope tuin, maar doen er niets voor terug. Een gesprek of telefoontje met deze groep lijkt op z’n plaats. Dit najaar kunnen de leden al benaderd worden voor de inventarisatie. Voorgesteld wordt de ledenstop van de website af te halen.

10. Moestuinverdeling
De inventarisatie van de moestuinkerngroep koppelen we aan onze wachtlijst (Rini, Mark) en de bestaande criteria (zie doc ‘groepen in de vereniging …’ ) plus een gesprek dat men actief dient te zijn voor de vereniging. Op basis hiervan kent het bestuur al dan niet een moestuin toe; het 1ste jaar ‘voorlopig’. De huidige moestuinders: zie punt 8. Extra compostaankoop voor de leden komt ten laste van de algemene middelen van de vereniging, want in alv is voorgesteld en aangenomen dat de huur 100 € bedraagt, incl. compost en mee-doenpotje. Bovendien is de compost is voor de hele tuin en niet alleen voor de moestuinen, bleek later. Het mee-doenpotje is een apart potje voor specifieke doelen, dat niet gebruikt moet worden voor andere doelen. Volgend jaar kan de huur aangepast worden aan de nieuwe prijs van de compost.

11. Procedure berichtenverwerking gmail-account
Hoe behandelen/ beantwoorden we inkomende post? Zie bijv. het trage antwoord aan Mustafa El Karouni, Kitty, en de moestuinkerngroep. Dit punt wordt besproken op de bijeenkomst van het secretarisgroepje (punt 3). Voorstel: Gmail INbox eerst naar Lilia, die stuurt het door naar de andere 5, die vervolgens reageren binnen een bepaalde tijd. De secretaris redigeert een gezamenlijke reactie. De gezamenlijke reactie gaat binnen een week de deur uit.

12. Rondvraag
Nieuwsbriefteam vragen bij elkaar te komen. Indien nodig, kan Henk ondersteuning verlenen bij het ontwerpen van de brief. De eerste uitgave van de brief (via mail, site) kan gevuld worden met informatie over de mededelingen (zie punt 2 van deze notulen) en een interview van Simone met Maartje. Volgende bestuursvergadering: donderdag 25 febr. 19.30 u.

13. Sluiting
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.